Корпоративная почта Яндекс – инструкция по переходу, плюсы и минусы решения

ВХОД НЕ УДАЛСЯДа и не мог удасться…

Внимание! Никогда не вводите учётные данные (логин/email-адрес и пароль) от своей корпоративной почты на сторонних сайтах, не имеющих отношения к вашей организации — это крайне небезопасно. Так, введённые учётные данные могут попасть в руки злоумышленников и стать причиной взлома вашего ящика корпоративной почты, а через него, возможно, и всего почтового сервера. Собираясь войти в веб-интерфейс корпоративной почты через свой браузер как минимум убедитесь, что сайт, на котором вы находитесь, действительно принадлежит вашей компании:

  • сравните название домена в URL с корпоративным доменом;
  • если используется шифрование SSL, убедитесь что сертификат валидный и не просрочен;

Данный пример приведён здесь лишь для того, чтобы продемонстрировать важность внимательного отношения к сохранности в тайне своего пароля от корпоративной почты и никакого ущерба, разумеется, не нанесёт. Однако будьте осторожны с подобными предложениям в сети! Киберпреступники и владельцы фишинговых сайтов преследуют отнюдь не просветительские цели в своей неблаговидной деятельности…

Корпоративная почта — собственная электронная почта компании, используемая в её повседневных бизнес-процессах. Корпоративная почта в деятельности современных компаний играет важнейшую роль среди всех прочих видов коммуникаций. Всё больше и больше организаций переходят на безбумажный документооборот (или по крайней мере значительно его сокращают) перенося обмен информацией в современные информационные системы и в первую очередь в корпоративную почту.

Принципиально корпоративная почта в организации может поддерживаться двумя способами: самостоятельно, силами собственного ИТ-отдела, или на аутсорсе — у хостинг-провайдера, предоставляющего такую услугу (например, корпоративная почта Tendence.ru). Каждый из вариантов имеет свои плюсы и минусы.

Войти в корпоративную почту

Примеры почтовых адресов

mail-window.png

Адреса, доступные для всех желающих:

корпоративной почтой не являются, так как размещены на бесплатных почтовых серверах. Об этом говорит часть адреса после символа @. Домены mail.ru, yandex.ru и подобные принадлежат интернет-компаниям, предоставляющих частным лицам бесплатные адреса электронной почты. Адреса с подобным окончанием не могут быть корпоративными. Сотрудники самого Яндекса, например, пользуются корпоративной почтой @yandex-team.ru, а Rambler — @rambler-co.ruкорпоративной почтой не являются, так как размещены на бесплатных почтовых серверах. Об этом говорит часть адреса после символа @. Домены mail.ru, yandex.ru и подобные принадлежат интернет-компаниям, предоставляющих частным лицам бесплатные адреса электронной почты. Адреса с подобным окончанием не могут быть корпоративными. Сотрудники самого Яндекса, например, пользуются корпоративной почтой @yandex-team.ru, а Rambler — @rambler-co.ru

Какой должна быть качественная корпоративная почта?

Стойкая криптографическая защита, шифрование почты ключом длиной не менее 2048 битПоддержка собственных списков рассылки для массовой отправки сообщения получателямПроверка входящих и подписание исходящих сообщений криптографической подписью DKIMАнтивирусная проверка всех обрабатываемых сообщений для предотвращения заражения сети компанииКруглосуточная техническая поддержка по телефону или 24-х часовой мониторинг для собственного сервераИнтеллектуальный спам-фильтр, без ложных срабатываний отсеивающий нежелательную почту

Корпоративная почта у хостинг-провайдера (outsource)

  • Экономия средств и времени на развёртывание и поддержку необходимой серверной и коммуникационной инфраструктуры. Штат специалистов провайдера осуществляет всестороннее обслуживание заказчика за фиксированную сумму, зависящую, как правило, от количества используемых почтовых ящиков.
  • Модернизация оборудования, обновление программного обеспечения и другие подобные задачи целиком и полностью возложены на хостера, а заказчик корпоративной почты имеет возможность сосредоточиться на своём собственном бизнесе.
  • Относительным недостатком аутсорса размещения корпоративной почты у специализированного хостинг-провайдера является невозможность проведения экспериментов над своим почтовым сервером или реализация каких-то уж совсем оригинальных и нестандартных решений, в которых может отказать оператор. Если корпоративная почта в компании служит чем-то вроде полигона для отработки и внедрения новых решений, то лучше подумать о собственном почтовом сервере хотя бы для тестового почтового домена.

Не следует путать корпоративную почту, предоставляемую профессиональными провайдерами, с почтовым хостингом предлагаемым (зачастую) бесплатно популярными порталами личной электронной почты. Последние, много лет ориентированные на массового невзыскательного потребителя, просто не в состоянии удовлетворить высокие запросы функциональности и качества работы деловой электронной почты из-за модели монетизации через баннерную рекламу, из-за отсутствия технической поддержки пользователей по телефону и другому «тяжёлому наследству» бесплатного почтового сервиса.

Корпоративная почта своими силами (in-house)

  • При наличии грамотного персонала размещение сервера корпоративной почты на собственном сервере компании даст возможность системным администраторам «держать руку на пульсе» всех тонкостей работы как оборудования, так и программного обеспечения, быть в курсе всего происходящего с сервером: от атак хакеров и вирусов, до знания объёма поступающего спама. Это кропотливая и трудоёмкая работа, однако весьма полезная для профессионального роста ответственных сотрудников.
  • Самым большим недостатком такого подхода в развёртывании и поддержке корпоративной почты являются высокие затраты на каждом этапе, которые могут быть экономически неоправданны для небольших, средних и даже для некоторых крупных компаний. Затраты складываются из стоимости приобретения необходимого дорогостоящего серверного оборудования и поддержания как минимум двух независимых каналов связи — эти условия продиктованы требованием повышенной отказоустойчивости сервера корпоративной почты, так как простои и перебои в связи недопустимы.
  • Вторая часть значительных регулярных затрат состоит из заработной платы нескольких дефицитных ИТ-специалистов высокого класса. Поддержка надёжного, качественного и безопасного сервиса корпоративной почты это профессиональная задача, требующая квалифицированных сотрудников.

Читайте также по теме «корпоративная почта»:

16-04-2014konfidentsialnost-yaschika0.jpgКорпоративная почта – критерии безопасности

Наверно только ленивый пользователь интернета не слышал о скандальной ситуации с Эдвардом Сноуденом, бывшим сотрудником ЦРУ и Агентства Национальной Безопасности США.

15-02-2014neskolko-slov-ob-upravlenii-korporativnym-hostingom-pochty0.pngНесколько слов об управлении корпоративным хостингом почты

На сегодняшний день информационные технологии и системы активно применяются для ведения бизнеса.

29-01-2015arhivatsiya-kopirovanie-elektronnyh-soobscheniy0.jpgАрхивация (копирование) электронных сообщений как рычаг контроля за качеством

Стоит ли говорить о том, как важно использовать эффективные инструменты для объективного контроля работы любой компаний или предприятия. Архивация (копирование) – как раз один из таких инструментов.

12-07-2013160.pngБесплатная корпоративная почта Google: ограничения и недостатки

Популярный бесплатный сервис почты Gmail, который уже успел завоевать сердца пользователей по всему миру, теперь решил начать завоёвывать не только сегмент рынка частных пользователей, но и корпоративную почту.

Переход на корпоративную Яндекс.Почту очень прост и доступен любому. Не нужно обладать знаниями системного администратора, достаточно прочитать нашу инструкцию.

Множество мелких, а иногда и средних компаний, имеющих свой сайт, используют почтовые ящики на бесплатных сервисах, таких как @mail.ru, @rambler.ru или @gmail.com.

Эти почтовые сервисы с каждым днем совершенствуются, довольно надежны и в целом работать с ними удобно, но все-таки, в сравнении с корпоративной почтой Яндекс, о которой пойдет речь далее, они имеют имеют ряд существенных недостатков:

  • Большинство современных почтовых ящиков выглядят как igor85@…, или oleg_666@…, или какой-то еще более замысловатый набор символов и подчеркиваний. Все потому, что 99,99% кратких и красивых имен для ящика уже заняты. На бесплатном почтовом сервисе вы не сможете использовать нужное вам имя почты.
  • В случае рассылки большого количества писем вы быстро попадаете в базу с пометкой «СПАМ», вероятность попадания в эту базу при использовании корпоративной почты значительно меньше.
  • На сайте, на визитке, даже написанная от руки на бумаге почта ВашеИмя@ВашаОрганизация.ru выглядит намного более солидно и презентабельно, чем ВашеИмя_НаборЦифр@mail.ru или чем любой другой вариант с бесплатного почтового сервиса.

Теперь, с другой стороны, рассмотрим преимущества корпоративной почты Яндекс.

  • Красивый почтовый ящик вида: ВашеИмя@ВашаОрганизация.ru (либо .com, .edu, .biz, .xxx и любой другой домен).
  • Неограниченный объем почтового ящика.
  • Встроенный бесплатный антивирус. Яндекс автоматически сканирует письма и не позволяет вирусам пробраться из почты на ваш компьютер.
  • Пожалуй, самый удобный интерфейс Яндекс.Почты, с возможностью изменения надоевших тем.
  • Доступ к почте с любых устройств, на которых есть Интернет.
  • Возможность использовать протоколы POP3 и IMAP.
  • Встроенный умный СПАМ-фильтр с возможностью его настройки.
  • Разнообразнейшие полезные инструменты для работы с почтой в веб-интерфейсе: прослушивание/просмотр приложенных файлов, метки/группировки/сортировки писем, возможность загрузить все вложенные файлы одним архивом.
  • Вся почта хранится на серверах Яндекса и не занимает места на хостинге.
  • Возможность использования Яндекс.Календарь. К примеру, вы можете создать событие «Совещание», назначить дату и время, а также указать участников, которые получат уведомление о предстоящем мероприятии.
  • Яндекс.Диск 10 Гб. Больше не нужно носить с собой флэшку и бояться её где-то оставить. Вся необходимая информация всегда под рукой.

Как подключить корпоративную Яндекс.Почту?

Переход на Яндекс.Почту очень прост и доступен любому. Не нужно обладать знаниями системного администратора, достаточно прочитать нашу инструкцию, либо обратится к «Яндекс.Помощь».

  • Во-первых, Яндекс.Почта всегда «прикручивается» к домену, а значит у Вас должен быть куплен домен. Если у Вас есть сайт, значит домен у вас есть, и он соответствует названию сайта. Например, в случае если адрес Вашего сайта звучит так: VashDomen.ru значит и почтовые ящики в дальнейшем будут иметь вид …@VashDomen.ru. В случае, если ни домена, ни сайта у Вас нет, вы всегда можете купить домен на сайте–регистраторе доменов (nic.ru, reg.ru или любой другой).
  • Во-вторых, вам необходимо завести (либо использовать уже существующий) почтовый ящик на Яндексе, пока еще не доменный. За ним будет закреплен домен организации и в дальнейшем из под этой учетной записи будут проводиться все настройки, в том числе создание и удаление доменных почтовых ящиков.

После входа в свой Яндекс-аккаунт под вашим логином и паролем нужно пройти по ссылке (либо набрать этот адрес в строке браузера) https://pdd.yandex.ru/domains_add/

01-1024x467.jpg

Введите имя домена для Вашей почты и нажмите «Добавить домен».

02.jpg

Далее вы попадете на страницу с надписью «Домен не подтвержден». Необходимо подтвердить, что владельцем указанного домена являетесь именно Вы.

Существуют три способа подтверждения владельца домена в корпоративной Яндекс Почте:

  • Разместить .txt-файл в корневом каталоге вашего сайта. При этом имя и содержание файла должны соответствовать требованиям Яндекса, указанным непосредственно на странице подтверждения.Это самый простой и быстрый способ. Рекомендуем использовать именно его. Если вы не знаете как разместить файл на сайте попросите сделать это организацию, обслуживающую сайт. Они сделают это бесплатно. Размещенный файл не повлияет на работу сайта.
  • Добавление CNAME-записи.Этот способ для более продвинутых пользователей. Необходимо войти в панель настройки домена, выбрать раздел редактирования DNS и создать CNAME-запись с Именем и Значением, соответствующими требованиям Яндекса, указанным непосредственно на странице подтверждения. Если на странице подтверждения указана строка «yamail-123456abcdef», то Имя CNAME-записи будет «yamail-123456abcdef.yourdomain.tld.», за редким исключением в конце имени должна быть точка. Встречаются случаи, когда достаточно завести имя «yamail-123456abcdef».Значение CNAME-записи — «domain.mail.yandex.net.». Данная строка неизменна, вместо надписи «domain» НЕ нужно подставлять имя вашего домена! Подождите, пока изменения, сделанные в DNS вступят в силу. Этот процесс может длиться до 72 часов, но по опыту – чаще всего достаточно нескольких минут.
  • Смена контактного адреса у регистратора. Данный способ сложен и имеет ряд ограничений. Лучше его не использовать.

Вне зависимости от выбранного вами способа, после проделанной операции откройте страницу подтверждения в Яндекс-Почте для домена и нажмите кнопку «Проверить владение доменом».

Процесс может занять некоторое время, но в итоге вы перейдете на Шаг 2 подключения домена – Настройка MX-записей.

03.jpg

MX-записи – это почтовые записи DNS-сервера. Делая запись, вы указываете, что всю почту нужно отправлять на Яндекс. MX-запись делается в точности также, как CNAME. Сделав запись нажмите кнопку «Проверить MX-записи» и увидите надпись «Домен подключен».

Теперь можно создавать новые почтовые ящики в корпоративной почте Яндекса и начинать с ними работать.

04.jpg

При первом входе в новый почтовый ящик для домена Яндекс попросит пользователя ввести информацию о себе и задать контрольный вопрос на случай, если пользователь забудет пароль.

05.jpg

Делегирование домена на серверы Яндекса

Существует более простой способ перехода на Яндекс.Почту. Это – делегирование домена на серверы Яндекса.

Преимущество этого способа в том, что автоматически будет подтвержден домен, а также будут сделаны все необходимые для работы почты DNS-записи. Недостаток этого способа в том, что если у Вас ранее были настроены DNS-записи, то они будут потеряны и их придется вручную переносить на новый DNS-сервер. К дополнительным сложностям так же относится то, что делегировать домен на серверы Яндекса возможно только после того, как Вы добавили его в Почту для домена.

Для делегирования домена на серверы Яндекса необходимо войти в панель управления вашим доменом на сайте-регистраторе, перейти в раздел настроек делегирования и изменить значения первичного и вторичного DNS-серверов следующим образом:

Первичный DNS-сервер — «dns1.yandex.net.». Обратите внимание на точку в конце.

Вторичный DNS-сервер — «dns2.yandex.net.».

(Если в панели управления есть поля для ввода IP-адресов, оставьте их пустыми.)

Напомним, что изменения, внесенные в DNS могут обновляться до 72 часов.

Проверьте статус вашего домена на странице Мои домены — его значение должно быть «Домен подключен и делегирован на Яндекс».

06.jpg

«По умолчанию» на Яндекс.Почте для домена можно создать до 1000 почтовых ящиков. В случае, если Вам понадобится больше – Вы можете связаться с технической поддержкой Яндекса через «Обратную связь» и получить возможность создавать больше ящиков.

Конечно, Яндекс.Почта уступит в сравнении с такими гигантами, как MS Exchange или Cloud Exchange, у последних функционал объемнее. Однако, нужно иметь ввиду, что Яндекс.Почта – это бесплатное решение (стоимость домена не считаем, любая организация с сайтом в любом случае платит за домен). А стоимость, например, Cloud Exchange начинается от 250 рублей в месяц за один почтовый ящик.

С учетом всего вышеописанного (функциональности, простоты, удобства, стоимости) можно заключить, что корпоративная Яндекс.Почта является отличным решением для мелких, средних, а в ряде случаев и для крупных организаций.

Если у вас еще остались вопросы, задавайте, разберемся и настроим все в лучшем виде.

Теперь приступаем к самому основному – соответственно, отправке писем. Здесь у нас есть два способа ввода – вручную или их XLS файла. Ввод вручную – если у вас нет какой то базы, по которой отправляются письма. Наш отдел кадров выгружает такую информацию из 1С и загружает письма через файл, я чаще забиваю вручную, кроме простых писем. Мне так быстрее и проще, так как обычно у меня не самые большие объемы отправок.

1560262391120840757.jpg

Выбираем тип письма. Сегодня у меня на отправку будут три заказных письма и одна заказная бандероль. Бандеролью считаются письма, вес которых превышает 100 грамм. Если вы отправляете письма в суды, это будет самый частый тип отправления, скорее всего. Стоимость заказной бандероли 84 рубля за 100 грамм, потом цена увеличивается за каждые 10 грамм веса.

156026245819511226.jpg

Помним – уведомление – дополнительная услуга. Уведомление необходимо для подтверждения факта получения. Информация с сайта Почты по отслеживанию обновляется не всегда вовремя, так что если вы отправляете что-то, получение чего получателем вам необходимо отразить, прилепите уведомление за 27,50. Кстати, личный кабинет заполнит их за вас – вам осталось только напечатать, разрезать и приклеить. Это если вы печатаете на листе А4 сразу 4 уведомления. Я человек ленивый, мне проще печатать сразу на готовых бланках уведомлений с самоклеящейся лентой.

1560262506179993786.jpg

Можно вбить номер исходящего, или вообще, какой угодно комментарий в поле В«Внутренний номер отправленияВ» — оно будет напечатано на конверте. Имя получателя. Здесь все просто, вбиваете так, как хотите, чтобы это выглядело на конверте.

1560262571122379641.jpg

Как сделать ценное письмо

156026337811387122.jpg

И пример описи. Можно сделать с сайте, можно сделать ручками по другому шаблону.

И вот, письма готовы и лежат во вкладке В«НовыеВ». Теперь нам необходимо подготовить их к отправке. Один тип письма – один список ф103. Можно выбрать все письма разом, выбрать дату подачи писем в отделение Почты России, скачается архив в котором все письма будут разбиты по необходимым спискам. То есть – заказное письмо, без каких либо дополнительных услуг – один список, заказные с уведомлением – второй список, ценные с описью вложения – третий, заказные бандероли – четвертый и так далее.

1560262808154619517.jpg

В архивах лежат готовые списки ф103, уведомления, описи ф107 – то есть все, что необходимо для оформления партии писем. Просто печатаем и тратим время на то, чтобы разложить по конвертам. При должной сноровке и умении заполнять все это, на создание 200 писем уходит полчаса. Ничего сложного.

Если этот пост заинтересует кого-либо, либо кому-то нужен гайд для облегчения своей бумажной работы — дайте знать какие из тем вам интересны, чтобы я могла их отразить в ближайшее время:

1) Пост по массовой загрузке через эксель-файлик точно будет

2) Контроль расходов по Почте России, да и просто рассказ про конкретные цифры для юр. лиц

3) Рассказ о бонусах федерального и местного договора

4) Решение базовых проблем с бухгалтерией почты, организация оплаты возвратов, розыск писем и снятие с хранения

Может будут еще какие-то вопросы, спрашивайте, постараюсь ответить не как человек, который работает на почте, а как человек, который каждый день пользуется её услугами и старается облегчить себе жизнь в этом плане.

15Используемые источники:

  • https://www.korporativnaya-pochta.com/
  • https://integrus.ru/blog/korp-pochta-yandeks-instrukciya.html
  • https://pikabu.ru/story/prostaya_pochta_rossii_dlya_yuridicheskikh_lits_chast_1_6754714

Ссылка на основную публикацию