Основные задачи Outlook 2010 и других версий: пользуемся всеми функциями

Nastroyka-uchetnoy-zapisi-v-Microsoft-Outlook.png

Настройка учетных записей

Для того, чтобы начать настройку, переходим в раздел меню программы «Файл».

Perehod-v-razdel-Fayl-v-Microsoft-Outlook-1.png

Жмем на кнопку «Настройка учетных записей». В появившемся списке кликаем по точно такому же наименованию.

Perehod-v-nastroyki-uchetnyih-zapisey-v-Microsoft-Outlook.png

В открывшемся окне, выбираем учетную запись, которую собираемся редактировать, и делаем по ней двойной щелчок кнопкой мыши.

Vyibor-nastraivaemoy-uchetnoy-zapisi-v-Microsoft-Outlook.png

Открывается окно настроек учетной записи. В верхней его части в блоке настроек «Сведения о пользователе» можно изменить своё имя и адрес электронной почты. Впрочем, последнее делается только в том случае, если изначально адрес был внесен ошибочный.

Okno-nastroek-uchetnoy-zapisi-v-Microsoft-Outlook.png

В графе «Сведения о сервере» редактируются адреса входящей и исходящей почты, в случае их изменения на стороне поставщика почтовых услуг. Но, редактирование этой группы настроек выполняется крайне редко. А вот тип учетной записи (POP3 или IMAP) редактировать вообще нельзя.

Чаще всего редактирование производится в блоке настроек «Вход в систему». Тут указывается логин и пароль для входа в почтовый аккаунт на сервисе. Многие пользователи в целях безопасности часто меняют пароль к своему аккаунту, а некоторые выполняют процедуру восстановления, так как утеряли данные для входа. В любом случае, при изменении пароля в аккаунте почтового сервиса, нужно его также изменить, и в соответствующей учетной записи в программе Microsoft Outlook 2010.

Кроме того, в настройках можно включить или отключить запоминание пароля (по умолчанию включено), и безопасную проверку пароля (по умолчанию выключено).

Когда все изменения и настройки произведены, жмем на кнопку «Проверка учетной записи».

Proverka-uchetnoy-zapisi-v-Microsoft-Outlook.png

Происходит обмен данными с почтовым сервером, и внесенные настройки синхронизируются.

Proverka-nastroyki-uchetnoy-zapisi-v-Microsoft-Outlook.png

Другие настройки

Кроме того, существует ряд дополнительных настроек. Для того, чтобы к ним перейти, жмем на кнопку «Другие настройки» во все том же окне параметров учетной записи.

Perehod-v-Drugie-nastroyki-v-Microsoft-Outlook.png

Во вкладке «Общие» дополнительных настроек можно ввести имя для ссылок на учетную запись, сведения об организации, и адрес для ответов.

Vkladka-Obshhie-v-Microsoft-Outlook.png

Во вкладке «Сервер исходящей почты» указываются настройки для входа на этот сервер. Они могут быть аналогичными тем, которые были для сервера входящей почты, вход на сервер может выполняться перед отправкой, или же для него выделен отдельный логин и пароль. Кроме того, тут указывается, требуется ли SMTP-серверу проверка подлинности.

Vkladka-Server-ishodyashhey-pochtyi-v-Microsoft-Outlook.png

Во вкладке «Подключение» выбирается тип подключения: через локальную сеть, телефонную линию (в этом случае нужно указать путь к модему), или через номеронабиратель.

Vkladka-Podklyuchenie-v-Microsoft-Outlook.png

Во вкладке «Дополнительно» указываются номера портов POP3 и SMTP-серверов, длительность ожидания сервера, тип шифрованного подключения. Тут же указывается, следует ли хранить копии сообщений на сервере, и срок их хранения. После того, как все нужные дополнительные настройки введены, жмем на кнопку «OK».

Vkladka-Dopolnitelno-v-Microsoft-Outlook.png

Вернувшись в основное окно настроек учетной записи, для того, чтобы изменения вступили в силу, жмем на кнопку «Далее» или «Проверка учетной записи».

Obnovlenie-dannyih-nastroyki-v-Microsoft-Outlook.png

Как видим, учетные записи в программе Microsoft Outlook 2010 делятся на два вида: основные и другие. Введение первых из них обязательно для любого вида подключений, а вот другие настройки изменяются относительно установленных по умолчанию только в случае требования конкретного поставщика услуг электронной почты. close.pngМы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.close.pngОпишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

Июнь 29th, 2017 Денис Долгополов

Outlook — программа из пакета Microsoft Office, предоставляющая возможность управлять несколькими электронными почтами одновременно: получать, отправлять, редактировать, сохранять и удалять сообщения, поступающие на ваши электронные ящики. Также Outlook добавляет новые возможности по работе с почтой: автономное сохранение получаемых писем, отзыв отправленных сообщений, формирование групп, упорядочивание контактов и т. д. Мы подготовили инстукцию, которая поможет вам быстро настроить программу.

Как настроить почту Outlook

Существует несколько версий Outlook (2016, 2013, 2010, 2007 года и более старые — на данный момент утратившие свою актуальность), некоторые действия в них будут отличаться, поэтому смотрите инструкции, приведённые ниже, для вашей версии Outlook.

Основная функция Outlook — упрощение работы с электронной почтой. Так что первое, что стоит сделать, это привязать к программе один или несколько ящиков.

Добавление учетных записей

Есть два варианта добавить электронную почту: автоматическое добавление и ручное. Рекомендуется использовать первый способ, так как он легче и не требует ввода лишних данных, но если по каким-то причинам он вам не подходит, вы можете добавить почту, выполнив её настройку вручную: выбрать, на какие сервера будут уходить и приходить письма, каким образом они будут шифроваться. Для ручной настройки вам понадобятся адреса входящих и исходящих серверов компании, которой принадлежит ваша почта. Эти значения POP, SMTP и IMAP для самых популярных почт представлены в таблице:

Порт/Компания Mail Gmail Яндекс Почта Outlook.com Ukr.net
IMAP 993 993 993 993 или 143 993
POP3 995 995 995 995 995
SMTP 465 465 465 587 465 или 2525
Входящий сервер imap.yandex.rupop.yandex.ru outlook.office365.com
Исходящий сервер smtp.mail.ru smtp.gmail.com smtp.yandex.ru smtp.office365.com smtp.ukr.net

Outlook 2010, 2013, 2016

Автоматическое добавление аккаунта без ввода детальных настроек выглядит следующим образом:

  1. Отройте раздел «Файл».

    Разворачиваем меню «Файл»

  2. Выберите раздел «Сведение».

    Переходим к разделу «Сведения»

  3. Используйте функцию «Добавить учётную запись».

    Нажимаем кнопку «Добавить учетную запись»

  4. Отметьте галочкой автоматический режим добавления учетной записи.

    Выбираем вариант «Учетная запись электронной почты»

  5. Внесите всю требуемую информацию в пустые блоки: название почты, пароль от нее и ваши ФИО.

    Вводим пароль, адрес и имя

  6. Подтвердите правильность введенных вами данных. Если вся информация введена правильно, то аккаунт привяжется к программе: все, что в ней находится на данный момент и будет приходить в будущем, синхронизируется с Outlook.

    Нажимаем кнопку «Далее»

Синхронизация с детальной настройкой выполняется данными действиями:

  1. Через панель быстрого доступа выберите блок «Файл».

    Заходим в меню «Файл»

  2. Раскройте подпункт «Сведения».

    Переходим к подразделу «Сведения»

  3. Нажмите на иконку в виде зеленого крестика «Добавить учётную запись».

    Кликаем по кнопке «Добавить учетную запись»

  4. Отметьте галочкой второй вариант «Ручная настройка».

    Выбираем ручную настройку

  5. Отметьте службу, настраиваемую протоколами IMAP и POP.

    Выбираем протокол «IMAP и POP»

  6. Внесите всю требуемую информацию в пустые блоки: название почты, пароль от нее и ваши ФИО. Информацию по протоколам вы можете найти в таблице, представленной выше в статье.

    Заполняем ячейки с адресом, паролем и другими данными

  7. Раскройте другие настройки.

    Нажимаем кнопку «Другие настройки»

  8. В открывшемся окошке перейдите к вкладке настройке серверов исходящей почты.

    Переходим к вкладке «Сервер исходящей почты»

  9. Включите функцию проверки подлинности при помощи SMTP серверов.

    Включаем проверку подлинности с помощью SMTP сервером

  10. Чтобы не указывать информацию дважды, отметьте вариант «Аналогично серверу для входящей почты».

    Отмечаем галочкой вариант «Аналогично серверу для входящей почты»

  11. Перейдите к вкладке «Дополнительно».

    Переходим к вкладке «Дополнительно»

  12. Выставьте параметры для IMAP и SMTP сервера. В типе шифрования выберите вариант SSL.

    Включаем шифрование через SSL

  13. Для того чтобы активировать сохранение писем на сервер (они не будут удаляться в том случае, если вы скачали их копию на компьютер), поставьте галочку возле функции «Оставлять копии сообщений на сервере». Здесь же вы можете настроить, как долго эти письма будут оставаться на сервере.

    Включаем или отключаем функцию «Оставлять копии сообщений на сервере»

  14. Вернитесь к основным настройкам почты и укажите период времени, за который пришедшие на почту письма будут сохраняться на компьютере. Учтите, чем больше период вы выберите, тем больше писем сохранит программа и, соответственно, тем больше она будет перегружена.

    Указываем период сохранения писем

  15. Дождитесь, пока программа проверит правильность введённых настроек. Если все данные совпадут, а ошибки в процессе не появятся, то вы увидите, что все параметры отмечены зелёными галочками.

    Дожидаемся окончания проверки

  16. По окончании добавления почты вы получите сообщение «Все готово!». Это означает, что почта начинает синхронизацию с Outlook, и в ближайшее время все письма будут загружены в программу.

    Подтверждение того, что почта добавлена успешно

Outlook 2007

Добавление почты в автоматическом режиме:

  1. Находясь в главном меню программы, разуверите вкладку «Сервис».

    Разворачиваем вкладку «Сервис»

  2. Выберите раздел «Настройка учётных записей».

    Выбираем раздел «Настройка учетных записей»

  3. Кликнете по кнопке «Создать».

    Кликаем по кнопке «Создать»

  4. Заполните все пустые ячейки: адрес, пароль, имя и фамилию.

    Заполняем все пустые ячейки

  5. Если все данные совпадут, то почта будет добавлена, и начнётся процесс синхронизации: письма с ящика начнут отображаться в программе.

    Почта добавлена, появилось сообщение «Поздравляем!»

Добавление почты с элементами ручной настройки выполняется следующими действиями:

  1. Находясь в главном меню программы, разуверите вкладку «Сервис».

    Разворачиваем раздел «Сервис»

  2. Выберите раздел «Настройка учётных записей».

    Кликаем по пункту «Настройка учетных записей»

  3. Кликнете по кнопке «Создать».

    Кликаем по кнопке «Создать», находясь в разделе «Электронная почта»

  4. Отметьте галочкой пункт, подтверждающий, что вы хотите выполнить основные и дополнительные настройки серверов вручную.

    Выбираем вариант «Настроить вручную параметры сервера или дополнительные типы серверов»

  5. Выберите вариант настройки «Электронная почта Интернета».

    Выбираем вариант «Электронная почта Интернет»

  6. Заполните все пустые ячейки: адрес, псевдоним, тип почты, параметры исходящих и входящих серверов. Параметры IMAP и POP3 для самых популярных почтовых ящиков вы можете найти в таблице, представленной выше в статье.

    Вводим все данные о почте и привязанных к ней серверах

  7. Кликнете по кнопке «Другие настройки».

    Переходим к другим настройкам почты

  8. В открывшемся окошке перейдите к вкладке настройке серверов исходящей почты.

    Переходим к разделу «Сервер исходящей почты»

  9. Включите функцию проверки подлинности при помощи SMTP серверов.

    Активируем сервис «SMTP-серверу требуется проверка подлинности»

  10. Чтобы не указывать информацию дважды, отметьте вариант «Аналогично серверу для входящей почты».

    Ставим галочку около строки «Алогично серверу для входящей почты»

  11. Перейдите к вкладке «Дополнительно».

    Переходим к разделу «Дополнительно»

  12. Выставьте параметры для IMAP и SMTP сервера. Включите шифрование подключения средствами SSL.

    Включаем SSL шифрование

  13. Для того чтобы активировать сохранение писем на сервер (они не будут удаляться в том случае, если вы скачали их копию на компьютер), поставьте галочку возле функции «Оставлять копии сообщений на сервере». Здесь же вы можете настроить, как долго эти письма будут оставаться на сервере.

    Активируем функцию «Оставлять копии сообщений на сервере»

  14. Вернитесь к основным настройкам и кликнете по кнопке «Далее».

    Используем кнопку «Далее»

  15. Если все данные ведены правильно, вы получите сообщение «Поздравляем!». Это означает, что почта добавлена успешно, в ближайшее время начнётся синхронизация приложения с электронной почтой.

    Учетная запись добавлена успешно

Подключение к почте Exchange

Почта Exchange — это локальный ящик для подключения к определённой группе, созданной сервером Exchange. Аккаунты Exchange обычно используются в организациях, компаниях или среди группы лиц, создавших свой сервер Exchange. Чтобы подключиться к такой почте и начать пользоваться ей, вам понадобится адрес сервера Exchange, присвоенное вам имя пользователя на этом сервере, имя сертификата и URL сервера. Все эти данные можно узнать у создателя или администратора сервера.

Outlook 2010, 2007, 2016

  1. Разверните вкладку «Файл».

    Раскрываем вкладку «Файл»

  2. Перейдите к пункту «Сведения».

    Переключаемся на вкладку «Сведения»

  3. Кликнете по кнопке «Добавить учётную запись».

    Используем кнопку «Добавить учетную запись»

  4. Перейдите к ручной настройке добавляемого аккаунта.

    Выбираем ручной способ добавления аккаунта

  5. На странице «Выбор службы» отметьте вариант «Сервер Microsoft Exchange».

    Выбираем вариант «Сервер Microsoft Exchange или совместимая служба»

  6. Заполните поля с именем сервера и именем, присвоенным вам на данном сервере.

    Вводим имя сервера и ваше имя

  7. Кликнете по кнопке «Другие настройки».

    Переходим к другим настройкам учетной записи

  8. Разверните вкладку «Подключение».

    Переходим к вкладке «Подключения»

  9. Активируйте подключение к серверам по протоколу HTTP.

    Активируем подключение по протоколу HTTP

  10. Перейдите к настройкам параметра прокси-сервера.

    Кликаем по кнопке «Параметры прокси-сервера Exchange»

  11. Укажите URL адрес сервера и название сертификата, используемого им.

    Вводим URL сервера и название сертификата

  12. Проверку подлинности необходимо осуществлять типом NTLM.

    Выбираем проверку подлинности типом NTLM

  13. Вернитесь к основным настройкам и нажмите кнопку «Далее».

    Нажимаем кнопку «Далее», чтобы завершить добавление аккаунта

  14. Если все данные введены правильно, то программа найден нужный сервер Exchange и подключится к нему.

    Аккаунт Exchange подключен к Outlook

Outlook 2007

  1. Разверните окошко «Сервер».

    Нажимаем на панель «Сервис»

  2. Выберите раздел «Настройка учётных записей».

    Переходим к пункту «Настройка учетных записей»

  3. Кликнете по кнопке «Создать».

    Переходим к созданию аккаунта

  4. Отметьте галочкой пункт, подтверждающий, что вы хотите выполнить основные и дополнительные настройки серверов вручную.

    Выбираем ручное добавление аккаунта

  5. Выберите вариант «Сервер Microsoft Exchange».

    Выбираем вариант «Сервер Microsoft Exchange»

  6. Заполните поля с именем сервера и именем, присвоенным вам на данном сервере.

    Вводим название сервера и имя, присвоенное вам на нем

  7. Кликнете по кнопке «Другие настройки».

    Нажимаем на кнопку «Другие настройки», чтобы открыть дополнительные настройки

  8. Разверните вкладку «Подключение».

    Открываем раздел «Подключения»

  9. Активируйте подключение к серверам по протоколу HTTP.

    Включаем использование протокола HTTP

  10. Перейдите к настройкам параметра прокси-сервера.

    Нажимаем на кнопку «Параметры прокси-сервераExchange…»

  11. Укажите URL адрес сервера и название сертификата, используемого им.

    Указываем UTL адрес сервера и название используемого им сертификата

  12. Проверку подлинности необходимо осуществлять типом NTLM.

    Выбираем проверку подлинностью с помощью системы NTLM

  13. Вернитесь к основным настройкам и нажмите кнопку «Далее». Если на сервере установлен пароль, то программа потребует ввести его, сделайте это.

    Вводим логин и пароль для авторизации

  14. Если все данные введены правильно, то программа найден нужный сервер Exchange и подключится к нему.

    Outlook подключен к серверу Exchange

Что делать, если аккаунт в Outlook не подключается

Процесс добавления новой учётной записи в Outlook может прерваться по следующим причинам:

  • Интернет-соединение было разорвано, стоит проверить его стабильность.
  • Перезапустите программу, возможно, какие-то её функции работают некорректно, но после перезапуска начнут выполняться полноценно.
  • Данные почты были введены неправильно. Попробуйте добавить почту в автоматическом режиме, если пытались раньше сделать это вручную, или наоборот, подключите её через ручной режим, если автоматический не работает.
  • Добавляемая почта защищена двухэтапной защитой: для входа в неё требуется ввод пароля и кода безопасности, приходящего вам на телефон. Выхода из этой ситуации два: отключить двойную проверку через настройки почты на официальном сайте ящика или создать единую учётную запись Microsoft, чтобы получить специальный пароль для входа в приложения.

Получение пароля для входа в приложения

  1. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь с помощью вашей электронной почты на официальном сайте Microsoft (https://account.microsoft.com/account/Account?refd=www.vynesimozg.com&destrt=home-index).

    Авторизуемся на сайте

  2. Перейдите к разделу «Безопасность и конфиденциальность».

    Переходим к разделу «Безопасность и конфиденциальность»

  3. Откройте дополнительные параметры безопасности.

    Переходим к дополнительным параметрам безопасности

  4. Повторно авторизуйтесь на сайте.

    Вводим данные для входа в аккаунт

  5. Пролистайте старицу до блока «Пароли приложений». Кликнете по кнопке «Создать новый пароль».

    Кликаем по кнопке «Создать новый пароль приложения»

  6. Вы получите пароль приложений, скопируйте его. Введите полученный пароль вместо пароля от вашей электронной почты во время добавления новой учётной записи в Outlook.

    Копируем и используем пароль для приложений

  7. Завершите добавление почты. Если почту всё равно не получилось добавить, Outlook не пропустила её, то ещё раз проверьте правильность введённых данных и, если они всё-таки прописаны правильно, то приступайте к отключению двухэтапной защиты почты.

    Проверяем, получилось ли добавить почту с новым паролем

Как поставить или убрать фото профиля в Outlook

Чтобы повысить свою узнаваемость среди пользователей Outlook, вы можете добавить свою фотографию, которая будет показываться людям, получившим ваши письма:

  1. Откройте меню «Файл» и перейдите к разделу «Сведения».

    Открываем раздел «Файл»

  2. Наведите курсор на серую иконку с силуэтом человечки и кликнете по кнопке «Изменить». Откроется окошко, в котором вы сможете добавить новую фотографию, удалить или изменить имеющуюся.

    Кликаем по кнопке «Изменить»

Изменение кодировки письма

От кодировки письма зависит то, как оно будет отображаться на экране. Если вы откроете письмо, написанное в одной кодировке, используя отличную от неё кодировку, то увидите лишь набор непонятных символов, так как система не сможет распознать находящиеся в письме знаки. Чтобы изменить кодировку входящего или исходящего письма, выполните следующие действия:

  1. Откройте само письмо. В блоке «Переместить» кликнете по самой нижней иконке.

    Кликаем по иконке в виде текстового документа в блоке «Переместить»

  2. Разверните пункт «Другие действия».

    Разворачиваем пункт «Другие действия»

  3. Выберите раздел «Кодировка» и установите одну из предложенных кодировок. Или перейдите к вкладке «Дополнительно», что настроить параметры кодировок более детально.

    Выбираем кодировку для письма

Выход из автономного режима

Автономный режим позволяет работать с программой без подключения к интернету. Чтобы выйти из этого режима в Outlook 2016, 2013, 2010, достаточно перейти к вкладке «Отправка и получение» и кликнуть по иконке «Автономная работа», находящейся в блоке «Параметры». Если иконка имеет белый прозрачный цвет, то это означает, что вы не подключены к интернету, то есть находитесь в автономном режиме. Если иконка приобретёт окрас, то вы выйдете из автономного режима.

Кликаем по иконке в виде Земного шара, чтобы включить или выключить автономный режим

В Outlook 2007 настройка режима происходит в меню «Файл» — «Автономная работа». Перейдите к этому разделу, чтобы включить или отключить этот режим.

Включаем или отключаем автономный режим

Режим автономной работы не будет запускаться в том случае, если вы в данный момент совершаете какую-либо операцию через Outlook, требующую доступ в интернет: отправляете письмо, загружаете картинку и т. п. Отключитесь от сети, чтобы беспрепятственно активировать режим.

Сохранение и сброс настроек Outlook

Все внесённые в Outlook изменения записываются в файл Outcmd.dat, расположенный в папке: Основной_диск:ПользователиИмя_учетной_записиAppDataRoamingMicrosoftOutlook. Чтобы сбросить параметры Outlook до значений по умолчанию, перенесите этот файл в любую другую папку, предварительно закрыв саму программу. Когда вы запустите Outlook снова, файл Outcmd.dat не будет найден и создастся заново, соответственно, не имея настроек, внесённых пользователем.

Чтобы перенести или сохранить совершенные вами настройки Outlook, скопируйте этот файл в надёжное место, не удаляя его из основной папки. Вы можете перенести его на другой компьютер, чтобы изменить настройки Outlook на нём.

Основные настройки Outlook на этом завершены. Вы можете добавить дополнительные почты, если они у вас имеются. И не забывайте отключать автономный режим, так как во время того, когда он включён, Outlook не проверяет в автоматическом режиме поступающие письма, из-за этого вы можете пропустить важные входящие сообщения.

outlook-1.jpg

Outlook — приложение, входящие в пакет Microsoft Office, предназначенное для упрощения работы с электронными почтовыми ящиками и приходящими на них письмами. Существует несколько версий Outlook, соответствующих версии Office, из-за этого одни и те же действия в программах, выпущенных в разные года, могут немного отличаться.

Работа с учётной записью

Для работы с Outlook вам понадобится учётная запись, в роли которой подойдёт любая почта: gmail, mail, yandex и т. д. Вы можете использовать сразу несколько аккаунтов, поочерёдно между ними переключаясь, чтобы работать более чем с одной почтой одновременно.

Outlook 2010 и более поздние версии

  1. Все действия с учётными записями можно выполнить в меню «Файл», поэтому разверните его.
    otkrytie-menyu.png
    Открываем меню «Файл»
  2. Чтобы добавить свой первый аккаунт или ещё один дополнительный, кликнете по кнопке «Добавить учётную запись».
    dobavlenie-uchetnoy-zapisi.png
    Нажимаем кнопку «Добавить учетную запись»
  3. Заполните все необходимые поля, в которых должен находиться адрес почты, пароль и некоторые личные данные.
    zapolnenie-dannyh-o-pochte.png
    Вводим необходимые данные
  4. Для настройки аккаунтов и выхода из них, нажмите на кнопку «Настройка учётных записей».
    perehod-k-nastroyke-akkauntov.png
    Нажимаем кнопку «Настройка учетных записей»
  5. В открывшемся окошке вы можете нажать кнопку «Добавить», чтобы перейти к авторизации в ещё одном аккаунте, или «Удалить», чтобы выйти из выбранной учётной записи.
    nastroyka-uchetnyh-zapisey.png
    Добавляем или удаляем аккаунты

Outlook 2007

  1. Разверните меню «Сервис».
    perehod-k-menyu.png
    Разворачиваем меню «Сервис»
  2. Перейдите к пункту «Настройка учётных записей».
    perehod-k-redaktirovaniyu-akkauntov.png
    Нажимаем на пункт «Настройка учетных записей»
  3. Откроется окошко, в котором осуществляются все действия по управлению учётными записями: добавление, удаление и переход между аккаунтами.
    parametry-akkauntov.png
    Добавляем или удаляем аккаунты через окошко «Настройки учетных записей»

Видео: добавление аккаунта

Работа с письмами

Для контакта, редактирования и отправки писем отведена вкладка «Главная».

perehod-k-osnovnoy-stranice-outlook.png
Открываем вкладку «Главная»

Сортировка сообщений

В её левой боковой панели приведены папки, в которых расположены все типы писем: входящие, отправленные и удалённые. Со временем могут добавиться папки «Черновики» и «Архив». В первой будут находиться письма, которые вы написали, но не отправили, а во второй — письма, которые пролежали в папках «Входящие» или «Исходящие» больше двух месяцев. Сообщения, отправленные в архив, сжимаются, чтобы занимать как можно меньше места в памяти компьютера.

sortirovka-po-papkam.png
Все письма распределены по папкам

Вы можете создать папку с любым названием самостоятельно, чтобы облегчить сортировку. Для этого кликните правой клавишей мыши по пункту «Входящие» и выберите в открывшемся меню пункт «Создать папку». Задайте ей имя и сохраните изменения. После выполнения этих действий папка появится в общем списке, а вы сможете перемещать в неё письма из других папок.

sozdanie-papki.png
Создаем папку и называем ее

Создание письма

Нажав кнопку «Создать сообщение», вы перейдёте к написанию письма. Оно будет состоять из трёх частей: получатель, заголовок и основной блок. В основной блок вы можете поместить текст и вложения: изображения, видеоролики, файлы различного формата. Для отправки письма используйте кнопку «Отправить», расположенную, как и большинство кнопок, в верхней панели быстрого доступа.

perehod-k-sozdaniyu-soobshcheniya.png
Нажимаем кнопку «Создать сообщение»

Для удобства можно создать «Подпись» — текст с любой информацией, который будет размещён в конце каждого письма. Для отправки большого количества писем с примерно одинаковым контекстом создаётся «Шаблон». Написанные, но не отправленные письма, отправляются в папку «Черновик».

sozdanie-podpisi.png
Можно создать подпись или шаблон

Отправку письма можно отложить на любое число. Также имеется возможность создать автоответчик, который будет самостоятельно отправлять на некоторые типы входящих сообщений ответ, заранее написанный вами.

parametry-dostavki.jpg
Устанавливаем параметры доставки

Если вы отправите письмо, то его можно будет вернуть, если только соблюдены некоторые условия: получатель не прочёл его, а функция автоматического сохранения полученных писем в памяти компьютера у него отключена.

vozvrat-pisma.jpg
Отзываем отправленное письмо

Остальные функции, применяемые во время написания письма, вынесены в верхнюю панель быстрого доступа и расфасованы по блокам.

drugie-funkcii-outlook.png
Основные функции расположены в панели быстрого доступа

Просмотр полученных писем

Полученные письма можно сортировать, использовать поиск по тегам среди них. Для очищения почты используйте кнопку «Удалить». После удаления письмо отправится в папку «Удалённые», а вот удалив его оттуда, вы сотрёте его окончательно

prosmotr-udalennyh-pisem.png
Переходим к папке «Удаленные»

Перейдя в папку «Входящие», вы можете просмотреть все полученные письма. Прочитанные и непрочитанные будут отмечены разным цветом.

vhodyashchie-800x313.png
Просмотр входящих писем

Нажав кнопку «Ответить» или «Ответить всем», вы сразу перейдёте к написанию нового письма, получателем которого станет тот, на чьё письмо вы отвечаете. Некоторых пользователей вы можете добавить в чёрный список, чтобы перестать получать от них какие-либо сообщения.

otvet-na-pismo.png
Отмечаем письмо и нажимаем кнопку «Ответить»

Удалённые сообщения

Перейдя в папку «Удалённые», вы получите список стёртых писем из других папок. Если вы сталкиваетесь с тем, что удалить письмо не получается, то очистите папку «Удалённые», возможно, она переполнена, а потом попробуйте снова. В том случае, если это не поможет, причина может быть в самом письме. Отредактируйте его, заменив некоторые буквы или цифры, сохраните результат и попробуйте удалить снова. В крайнем случае, закройте приложение, запустите командную строку, выполните в ней команду outlook/cleanreminders, вернитесь в приложение и снова повторите попытку.

ochistka-papki.png
Очищаем папку «Удаленные»

Письмо, находящееся в папке «Удалённые», можно восстановить. Для этого кликните по нему правой клавишей мыши и в открывшемся контекстном меню выберите пункт «Переместить» и подпункт «Другая папка». Укажите, куда восстановить письмо, и сохраните результат. Если вам нужно восстановить другие элементы, например, календарь, то при выборе папки указывается соответствующий раздел «Календарь».

vosstanovlenie-pisma.png
Переносим письмо в другую папку, отличную от папки «Удаленные»

Видео: обзор функций, относящихся к письмам

Обновление почты

Программа проверяет наличие новых входящих писем самостоятельно через каждый определённый промежуток времени, если только не включён автономный режим. За автономный режим отвечает иконка в виде земного шара. Всегда проверяйте, активирована ли она у вас или нет, чтобы не пропустить важные сообщения.

Вы можете установить частоту автоматического обновления почты самостоятельно: используйте комбинацию клавиш CTRL+ALT+S на клавиатуре, чтобы попасть к редактированию параметров группы, выберите аккаунт и активируйте функцию «Автоматически доставлять каждые N минут», а после укажите нужное вам число от 1 до 1440, обозначающее частоту обновления почты в минутах. Крайнее число — проверка раз в сутки.

gruppy-otpravki-i-polucheniya.png
Выставляем значение в минутах для автоматического обновления почты

Создание задачи

Одной из функций встроенного календаря является возможность создать задачу — напоминание о том, что такого-то числа нужно сделать что-то. Кнопка для создания задачи находится рядом с кнопкой «Создать письмо» и называется «Создать задачу». Нажав её, вы получите окошко, в котором нужно будет указать дату, тему и другие данные о создаваемой задаче. Можно назначить ответственного за выполнение задачи: тот, кого вы укажите в поле «Кому», получит уведомление, что должен что-то сделать.

sozdanie-zadachi.png
Нажимаем кнопку «Создать задачу»

Созданная задача отправится в папку «Список дел» или «Задачи». Вы можете просмотреть или отредактировать уже созданную задачу.

redaktirovanie-zadachi.png
Выставляем условия задачи

Создание конференции

В Outlook есть возможность создать встречу или собрание. Для этого используются соответствующие кнопки в верхней панели быстрого доступа: «Создать встречу» и «Создать собрание». При создании конференции указывается дата, время и другие условия. Все приглашённые участники будут оповещены и смогут выставить один из предложенных статусов: занят, свободен, под вопросом или нет на работе. Повторное уведомление все участники получат за 15 минут или любое другое время, назначенное вами, до начала встречи. Сбор собрания можно зациклить, указав частоту повтора операции: раз в день, неделю, месяц или год.

sozdanie-vstrechi-800x413.png
Устанавливаем условия встречи

Outlook — удобное приложение для компаний, так как имеет множество функций, предназначенных для работы с группами пользователей, а также пригодится людям с работой, завязанной на электронной почте. В статье были описаны лишь основные возможности программы, поэтому, если вы не нашли нужной функции, почитайте об Outlook на официальном сайте Microsoft.

—>Используемые источники:

  • https://lumpics.ru/account-setup-in-outlook-2010/
  • https://kompkimi.ru/intrenetseti/kak-nastroit-outlook
  • https://skesov.ru/kak-dobavit-uchetnuyu-zapis-v-outlook/

Ссылка на основную публикацию